Regulamin Usługi OdbierzAI

• Obsługa połączeń przychodzących przez asystenta głosowego AI (mowa po polsku i angielsku);
• Rozpoznawanie mowy (STT) i synteza głosu (TTS) w czasie rzeczywistym;
• Odpowiadanie na pytania na podstawie bazy FAQ skonfigurowanej przez Operatora;
• Rezerwacja wizyt z integracją Google Calendar (jeśli skonfigurowana);
• Wysyłanie SMS z potwierdzeniami wizyt (Twilio);
• Dostęp do danych biznesowych przez MCP (Google Sheets, CRM);
• Przekazywanie połączeń do wyznaczonych numerów ludzkich konsultantów;
• Nagrywanie rozmów i tworzenie transkrypcji (z zachowaniem wymogów zgody);
• Panel zarządzania (dashboard) umożliwiający konfigurację, przeglądanie logów i analitykę;
• Powiadomienia e-mail o zdarzeniach (nieodebrane połączenia, nowe rezerwacje).

• Usługi prawne, medyczne ani finansowe — AI nie udziela porad profesjonalnych;
• Gwarancja dostępności numeru telefonicznego (przydzielany przez operatora telekomunikacyjnego — Twilio/Telnyx);
• Obsługa połączeń wychodzących (połączenia inicjowane przez AI w planie podstawowym);
• Archiwizacja nagrań po upływie okresu retencji (art. 7);
• Integracje inne niż wymienione powyżej bez dodatkowej umowy.

Operator jest zobowiązany do opublikowania własnej polityki prywatności lub klauzuli informacyjnej RODO dla Rozmówców dzwoniących na jego numer. Expathia udostępnia wzorzec klauzuli informacyjnej na żądanie.

Operator zobowiązuje się nie używać OdbierzAI do:

• Masowego robocallingu, spamu głosowego ani automatycznego wybierania numerów niezgodnego z prawem (PSTN abuse, toll fraud);
• Nękania, zastraszania ani naruszania dóbr osobistych Rozmówców;
• Udzielania porad medycznych bez nadzoru lekarskiego;
• Udzielania porad prawnych bez nadzoru radcy prawnego lub adwokata;
• Celów niezgodnych z prawem polskim, unijnym oraz prawem miejsca zamieszkania/siedziby Rozmówcy;
• Zbierania danych osobowych bez podstawy prawnej;
• Przetwarzania danych osób małoletnich bez zgody rodziców lub opiekunów prawnych.

Operator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo swoich danych logowania do panelu. Expathia nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieautoryzowanego dostępu wynikającego z ujawnienia danych logowania przez Operatora.

Operator zobowiązuje się podać prawidłowe dane firmy (NIP/REGON, adres, dane kontaktowe) i niezwłocznie aktualizować je w przypadku zmiany.

Subskrypcja rozliczana jest co 30 dni (plan miesięczny) lub co 365 dni (plan roczny). Subskrypcja odnawialna automatycznie, chyba że zostanie anulowana przed datą odnowienia.

Płatności obsługiwane przez Stripe Inc. Akceptowane metody: karta kredytowa/debetowa (Visa, Mastercard), BLIK (gdzie dostępny). Opłata pobierana jest na początku każdego okresu rozliczeniowego. Wszystkie kwoty w PLN netto; Expathia jest podmiotem zwolnionym z VAT (art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT).

W przypadku anulowania subskrypcji w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego, nie jest dokonywany zwrot za niewykorzystaną część okresu. Dostęp do Usługi pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu.

Upgrade planu (przejście na wyższy) skutkuje natychmiastowym rozliczeniem proporcjonalnym (proration). Downgrade obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego.

W przypadku nieudanej płatności Expathia podejmuje do trzech prób ponownego pobrania opłaty w ciągu 7 dni. Po tym czasie konto zostaje zawieszone, a po kolejnych 14 dniach — usunięte (z zachowaniem 30-dniowego okna eksportu danych). Operator zostanie powiadomiony e-mailem przed każdym etapem.

Każdy plan posiada miesięczny limit minut rozmów. Minuty rozliczane są do pełnej minuty wzwyż. Gdy limit zostanie wyczerpany, system przestaje odbierać nowe połączenia (połączenia są wówczas odrzucane lub przekierowywane na skonfigurowany numer awaryjny). Operator zostaje powiadomiony e-mailem po przekroczeniu 80% limitu.

Limit SMS miesięczny zgodny z planem. SMS wysyłane po przekroczeniu limitu są blokowane.

Operator może zakupić dodatkowe pakiety minut lub SMS jednorazowo w panelu zarządzania (zakładka Rozliczenia). Pakiety są ważne do końca bieżącego okresu rozliczeniowego i nie przechodzą na kolejny miesiąc.

Expathia dąży do zapewnienia dostępności platformy OdbierzAI na poziomie 99,5% miesięcznie (SLA Target), mierzonym jako czas, w którym platforma jest zdolna do obsługi połączeń przychodzących.

Do obliczania dostępności nie wlicza się:

• Planowanych okien konserwacyjnych (ogłaszanych z co najmniej 24h wyprzedzeniem);
• Niedostępności wynikającej z działania siły wyższej (art. 19);
• Niedostępności zewnętrznych operatorów telefonicznych (Twilio/Telnyx) lub dostawców AI (Google Gemini, ElevenLabs, Deepgram);
• Korzystania z Usługi w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem;
• Okresu próbnego (Trial) — SLA nie obowiązuje w trakcie okresu próbnego.

W przypadku niedotrzymania SLA Target w danym miesiącu, Operatorowi przysługuje proporcjonalne przedłużenie subskrypcji (nie zwrot gotówkowy). Wniosek należy złożyć w ciągu 14 dni od zdarzenia na adres support@odbierz.ai.

Aktualny status systemu dostępny pod adresem status.odbierz.ai.

Operator jest właścicielem wszystkich danych wprowadzonych do systemu (konfiguracja FAQ, prompty, baza wiedzy) oraz danych rozmówców przetwarzanych za pośrednictwem platformy. Expathia przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, zgodnie z Umową o Przetwarzanie Danych (DPA).

Operator może w dowolnym momencie eksportować swoje dane w formacie JSON lub CSV za pośrednictwem panelu zarządzania (Ustawienia > Eksport danych). Eksport obejmuje: konfigurację konta, FAQ, logi połączeń, transkrypcje (w granicach aktualnego okresu retencji) i dane analityczne.

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy dane Operatora są przechowywane przez 30 dni (okno eksportu), a następnie trwale usuwane z systemów Expathia, z wyjątkiem danych, do przechowywania których Expathia jest zobowiązana z mocy prawa (np. dokumenty finansowe — 5 lat).

Operator przyjmuje do wiadomości, że system OdbierzAI informuje każdego Rozmówcę na początku rozmowy o tym, że rozmawia z asystentem AI. Obowiązek ten wynika z art. 52 ust. 1 EU AI Act i jest niezbywalnym wymogiem korzystania z Usługi.

OdbierzAI może udzielać informacji (np. godziny otwarcia gabinetu, procedury rejestracji), ale nie może i nie udziela porad medycznych, prawnych, finansowych ani inwestycyjnych. Konfigurowanie systemu w sposób, który mógłby wprowadzić Rozmówcę w błąd co do charakteru udzielanej informacji, jest zakazane.

Platforma OdbierzAI, jej kod źródłowy, algorytmy, projekty graficzne, dokumentacja i wszelkie elementy składowe stanowią wyłączną własność intelektualną Expathia i są chronione przepisami prawa autorskiego, patentowego i prawa znaków towarowych. Operator nie nabywa żadnych praw własności intelektualnej do platformy poza licencją niezbędną do korzystania z Usługi.

Prompty systemowe, baza FAQ, konfiguracje głosu i inne treści wprowadzone przez Operatora pozostają własnością intelektualną Operatora. Expathia udziela sobie licencji na korzystanie z tych treści wyłącznie w celu świadczenia Usługi na rzecz Operatora.

Sklonowany głos stworzony w ramach planu Enterprise stanowi własność intelektualną Operatora (lub osoby, która wyraziła zgodę na klonowanie). Expathia przechowuje próbki głosu wyłącznie w celu świadczenia Usługi i nie może ich udostępniać ani wykorzystywać w innych celach.

Łączna odpowiedzialność Expathia wobec Operatora za wszelkie roszczenia wynikające z niniejszej umowy lub związane z korzystaniem z Usługi jest ograniczona do kwoty opłat subskrypcyjnych uiszczonych przez Operatora w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

Expathia nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, utratę przychodów, utratę danych (z wyjątkiem przypadków rażącego niedbalstwa), przerwy w działalności gospodarczej Operatora, ani za inne szkody pośrednie lub następcze.

Expathia nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z niedostępności Usługi mieszczącej się w granicach SLA (99,5% miesięcznie), ani za niedostępność spowodowaną przez zewnętrznych dostawców (Twilio, ElevenLabs, Deepgram, Google Cloud).

Expathia nie ponosi odpowiedzialności za treść rozmów prowadzonych przez asystenta AI. Operator jest odpowiedzialny za konfigurację systemu, w tym za treść promptów systemowych i bazy FAQ. Wszelkie niezamierzone lub nieprawidłowe odpowiedzi AI są wyłączną odpowiedzialnością Operatora w zakresie konfiguracji.

Operator zwalnia Expathia z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń podmiotów trzecich (w tym Rozmówców) wynikających z naruszenia przez Operatora niniejszego Regulaminu, przepisów RODO lub EU AI Act.

Operator może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem przez panel zarządzania (Ustawienia > Subskrypcja > Anuluj) lub przez wysłanie wiadomości e-mail na adres support@odbierz.ai.

Expathia może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem bez podania przyczyny lub natychmiast w przypadku:

• Naruszenia niniejszego Regulaminu;
• Nieuiszczenia opłaty przez 21 dni od daty wymagalności;
• Działalności naruszającej prawo;
• Żądania organów ścigania lub regulacyjnych.

Expathia może natychmiast zawiesić konto (bez uprzedniego powiadomienia) w przypadku stwierdzenia toll fraud, PSTN abuse lub innego poważnego naruszenia Regulaminu.

Po rozwiązaniu umowy Operator ma 30 dni na pobranie swoich danych. Po tym czasie dane są trwale usuwane (z zastrzeżeniem danych, które Expathia jest zobowiązana przechowywać z mocy prawa). Szczegóły opisuje art. 8.3.

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.

Spory wynikające z niniejszego Regulaminu lub związane z korzystaniem z Usługi będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Expathia (tj. sąd właściwy dla miasta Gdynia), z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących konsumentów.

Jeżeli Operator jest konsumentem w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego (osoba fizyczna zawierająca umowę niezwiązaną bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową), zastosowanie mają przepisy Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827, z późn. zm.). W przypadku sporu konsumenckiego Operator-konsument może zwrócić się do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) lub skorzystać z platformy ODR (ec.europa.eu/consumers/odr).

Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy, składając oświadczenie o odstąpieniu na adres support@odbierz.ai lub pisemnie na adres Expathia.

Zgodnie z art. 38 pkt 13 Ustawy o prawach konsumenta, prawo do odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do umów o dostarczanie treści cyfrowych, jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia i po poinformowaniu go przez przedsiębiorcę o utracie prawa do odstąpienia od umowy. Aktywacja połączeń AI (uruchomienie numeru telefonicznego) stanowi moment rozpoczęcia wykonywania takiej usługi cyfrowej.

Formularz odstąpienia od umowy dostępny jest w panelu zarządzania (Ustawienia > Umowa) oraz na żądanie pod adresem support@odbierz.ai.

Niniejszy Regulamin wraz z Polityką Prywatności i Umową o Przetwarzanie Danych (DPA) stanowi całość umowy między Expathia a Operatorem w zakresie korzystania z Usługi i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia.

Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

Nieegzekwowanie przez Expathia jakiegokolwiek prawa wynikającego z niniejszego Regulaminu nie stanowi zrzeczenia się tego prawa.