"Umów mnie na najbliższy wolny termin" — i co się dzieje dalej?
Klient dzwoni do Twojego gabinetu o 19:15. Ty kończysz dzień pracy. Telefon dzwoni, nikt nie odbiera. Klient zostawia wiadomość na poczcie głosowej — albo nie zostawia — i rozłącza się.
Albo — jeśli masz AI recepcjonistkę — dzieje się coś innego.
Klient słyszy: "Gabinet Stomatologiczny Kowalski, dzień dobry, w czym mogę pomóc?" AI recepcjonistka prowadzi rozmowę, sprawdza wolne terminy i mówi: "Mam wolne miejsce w środę 15 maja o 10:00 lub w piątek 17 maja o 14:30. Który termin Panu odpowiada?" Klient wybiera. AI potwierdza, wysyła SMS. Gotowe.
Ty rano widzisz nową wizytę w kalendarzu i możesz zaczynać przyjęcia.
Jak to działa technicznie? I czy można ufać AI w kwestii kalendarza? Wyjaśniamy krok po kroku.
Krok 1: Integracja z Twoim kalendarzem
Automatyczne umawianie wizyt wymaga, żeby AI miała dostęp do Twojego kalendarza w czasie rzeczywistym.
OdbierzAI integruje się z:
- Google Calendar — najpopularniejszy wybór dla małych gabinetów
- Kalendarzem w systemach PMS (np. Proassist, enova365) — przez API lub import
- Własną bazą danych — dla gabinetów z własnym oprogramowaniem
Jak wygląda konfiguracja
Po zalogowaniu do panelu OdbierzAI klikasz "Połącz kalendarz", logujesz się na swoje konto Google i wybierasz, który kalendarz ma być używany do rezerwacji. Całość zajmuje 3–5 minut.
Możesz też zdefiniować okna dostępności — czyli godziny, w których AI może umawiać wizyty. Na przykład: pon–pt 8:00–18:00, sobota 8:00–13:00. Poza tymi godzinami AI mówi klientowi, że gabinet jest niedostępny i proponuje termin w godzinach pracy.
Krok 2: Sprawdzanie dostępności w czasie rzeczywistym
Gdy klient prosi o termin, AI natychmiast odpytuje kalendarz i sprawdza aktualne wolne sloty.
To działa w czasie rzeczywistym — nie z buforowaną listą z rana, ale z aktualnym stanem kalendarza. Jeśli dwie minuty przed rozmową umówiłeś kogoś ręcznie, AI już o tym wie i nie zaproponuje zajętego terminu.
Długość wizyty
Podczas konfiguracji definiujesz, ile trwa każdy typ wizyty:
- Wizyta kontrolna: 30 minut
- Czyszczenie zębów: 60 minut
- Konsultacja ortodontyczna: 45 minut
- Leczenie kanałowe: 90 minut
AI dopasowuje długość bloku kalendarzowego do rodzaju zabiegu, który klient chce umówić. Klient mówi "chcę umówić się na czyszczenie" — AI szuka wolnych 60-minutowych slotów, nie 30-minutowych.
Krok 3: Rozmowa z klientem i potwierdzenie terminu
Gdy AI znajdzie wolne terminy, proponuje 2–3 opcje:
"Mam wolne w środę 15 maja o 10:00 lub w piątek 17 maja o 14:30. Który termin Panu lepiej odpowiada?"
Klient wybiera. AI pyta o imię i numer telefonu (jeśli dzwoni z nieznanego numeru). Następnie prosi o potwierdzenie:
"Potwierdzam wizytę u doktora Kowalskiego na środę 15 maja o godzinie 10:00. Czy wszystko się zgadza?"
Klient potwierdza. Wizyta jest natychmiast zapisywana w kalendarzu.
Co jeśli klient zmieni zdanie?
AI obsługuje też anulowanie i przesunięcie wizyt. Klient może zadzwonić i powiedzieć "Chcę zmienić moją wizytę" — AI sprawdzi zarezerwowane terminy dla tego numeru telefonu, zaproponuje nowy termin i zaktualizuje kalendarz.
Krok 4: Automatyczne wysłanie SMS z potwierdzeniem
Natychmiast po zapisaniu wizyty AI wysyła klientowi SMS z potwierdzeniem, np.:
"Wizyta w Gabinecie Stomatologicznym Kowalski: środa 15.05.2026, godz. 10:00, ul. Gdańska 5. Aby odwołać, zadzwoń: +48 732 126 907."
Możesz dostosować treść SMS-a — dodać informacje o przygotowaniu do zabiegu, co zabrać ze sobą, gdzie zaparkować.
SMS jest wysyłany automatycznie — bez Twojego udziału.
Zabezpieczenie przed podwójnymi rezerwacjami
Jeden z największych lęków właścicieli gabinetów: "A co jeśli AI umówi dwie osoby na ten sam termin?"
To niemożliwe. AI sprawdza kalendarz w czasie rzeczywistym i blokuje termin natychmiast po jego zarezerwowaniu. Jeśli w tym samym momencie ktoś próbuje umówić się na ten sam slot — AI widzi, że jest już zajęty, i proponuje inny.
System działa tak samo jak rezerwacja online (np. Booksy czy ZnanyLekarz) — te same zasady, sprawdzona technologia.
Co z wizytami pilnymi i wyjątkami?
AI recepcjonistka jest skonfigurowana do obsługi standardowych rezerwacji. Są sytuacje, które wymagają przekierowania do Ciebie:
- Pacjent mówi, że ma silny ból i potrzebuje pomocy dziś — AI może spytać o pilność i zaproponować slot "pilny" (jeśli takie masz zdefiniowane) lub przekierować połączenie bezpośrednio do Ciebie
- Pacjent ma specjalne wymagania (np. potrzeba znieczulenia ogólnego, specyficzne schorzenia) — AI może poinformować i przekierować
- Klient wyraźnie prosi o rozmowę z lekarzem — AI natychmiast przekazuje
Możesz skonfigurować, kiedy AI ma przekierowywać, a kiedy może działać samodzielnie.
Jak szybko można to wdrożyć?
Cały setup zajmuje 20–30 minut:
1. Rejestracja konta OdbierzAI — 5 min
2. Wpisanie danych gabinetu (nazwa, adres, godziny) — 5 min
3. Połączenie z Google Calendar — 3–5 min
4. Konfiguracja typów wizyt i długości — 5–10 min
5. Wpisanie FAQ (ceny, procedury, dojazd) — 5–10 min
6. Test połączenia — zadzwoń do siebie i sprawdź, jak brzmi AI
Po tym czasie AI recepcjonistka jest gotowa do odbierania i rezerwowania wizyt.
Więcej o zgodności z RODO przy obsłudze danych pacjentów przeczytasz w artykule RODO a AI recepcjonistka w gabinecie medycznym.
Sprawdź OdbierzAI za darmo przez 14 dni
Przetestuj automatyczne umawianie wizyt bez zobowiązań — 14 dni bezpłatnie, bez karty kredytowej. Konfiguracja zajmuje 20–30 minut.
Plany: Solo 349 PLN/mies., Pro 899 PLN/mies., Business 1 899 PLN/mies.